Overgang naar Single Euro Payment Area (SEPA)

Zoals wellicht bekend vindt op 1 februari 2014 de verplichte overgang naar het Single Euro Payments Area (SEPA) plaats. Het doel van SEPA is om alle elektronische betalingen binnen het SEPA gebied te uniformeren. Binnen het SEPA gebied vallen de 27 lidstaten van de Europese Unie plus Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. SEPA heeft gevolgen voor het rekeningnummer, betalingen en de premie-incasso.


(Invoering SEPA uitgesteld tot 1 augustus )
Het Europees Parlement is akkoord gegaan met uitstel van invoering van SEPA, de nieuwe regels voor betalingsverkeer.
De voor 1 februari geplande invoering is uitgesteld tot 1 augustus 2014.
Het Europees Parlement wil banken en bedrijven meer tijd geven voor de overgang naar de nieuwe SEPA-standaarden voor overschrijvingen en automatische betalingen. Het Europees Parlement hoopt hiermee verstoringen van de betalingen als gevolg van onvoldoende aanpassing aan het nieuwe systeem te voorkomen.

Het nieuwe rekeningnummer: IBAN

Alle bestaande Nederlandse rekeningnummers worden aangevuld tot een IBAN (International Bank Account Number) nummer. De Nederlandse variant bestaat uit 18 cijfers en letters, buitenlandse IBAN’s kunnen tot maximaal 34 cijfers en letters bevatten. De regelgeving verplicht ons om iedere IBAN uit het SEPA gebied te accepteren.

Omzetting bestaand rekeningnummer
CCS heeft een conversietool ontwikkeld waarmee alle bankrekeningnummers in CCS omgezet kunnen worden naar het IBAN nummer. Via de IBAN/BIC-service (www.ibanbicservice.nl), een initiatief van de bancaire sector, kunnen bestaande (Nederlandse) rekeningnummers online omgezet worden naar IBAN. Deze service kunt u gebruiken als een relatie een oud bankrekeningnummer doorgeeft en/of hij/zij weet het IBAN nummer niet.

CCS en SEPA
Vanaf release 7.1 is CCS ‘SEPA proof’ en zijn wij begonnen met het testen van het SEPA betalingsproces. Na een aantal succesvolle test kunnen wij er op vertrouwen dat we een soepele overgang kunnen realiseren in de productieomgeving.

Naast de technische aanpassingen in de inregelingen in CCS is ook het bij ons ingeregelde briefpapier van uw kantoor reeds voorzien van het IBAN rekeningnummer. De omzetting van het Extranet volgt nog. Dit wordt op dit moment getest.

Automatische incasso’s en machtigingen
Zoals nu ook geldt, is het verplicht een getekende machtiging voor automatische incasso van de rekeninghouder te hebben en te archiveren of een digitaal akkoord vanuit een online website. Met de introductie van SEPA moeten bepaalde kenmerken van de machtiging vastgelegd worden en bij iedere incasso-opdracht meegestuurd worden naar de bank. Deze kenmerken worden door ons in CCS vastgelegd bij de ‘incassomachtiging’. Deze incassomachtiging is bij iedere polis waarvoor een machtiging afgegeven is gevuld.

Daarnaast is het verplicht om een zogenaamde vooraankondiging (prenotificatie) naar de relatie te sturen. Deze vooraankondiging wordt bij iedere mutatie verstuurd en in geval van een doorlopende machtiging (prolongatie), bijvoorbeeld bij maandbetaling, slechts eenmaal per jaar (mits het te incasseren bedrag niet verandert). Dit vindt plaats in de prolongatiemaand van de hoofpremievervaldatum.

Bestaande incassomachtigingen blijven na 1 februari 2014 geldig. Voorwaarde is dat er een zelf te bepalen uniek nummer aan iedere machtiging wordt toegekend en vastgelegd. Dit unieke nummer wordt het machtigingskenmerk genoemd en moet samen met de ondertekeningdatum van de machtiging bij iedere incasso-opdracht aan de bank worden meegestuurd. De ondertekeningdatum voor bestaande machtigingen is vastgesteld op 1 november 2009. De omzetting van de bestaande machtigingen naar SEPA machtigingen is reeds bij de overgang naar release 7.1 doorgevoerd in CCS.

Acceptgiro’s
Na de overgang naar SEPA gaan wij geen acceptgiro’s meer versturen. Het afdrukken, verzenden en verwerken van een acceptgiro is een kostbaar proces maar we zien vooral dat 90% van de verzonden acceptgiro’s betaald worden middels het internetbankierenpakket. De huidige lay-out van de acceptgiro is omgezet naar een factuurvorm met daarop alle benodigde informatie om de premie (als ware het een acceptgiro) via het internetbankierenpakket (optie acceptgiro) te betalen.

Ook de stornonota en de herinneringen worden niet meer voorzien van een acceptgiro en zijn dan ook voorzien van alle benodigde informatie om de premie via het internetbankierenpakket te betalen.

Planning
Vanaf 15 oktober zijn wij gestart met 1 administratief bedrijf als pilot. Deze pilotfase duurt 4 weken en vanaf de prolongatiemaand december (rond 25 november) gaan wij de rest van de administratieve bedrijven overzetten naar SEPA.